Неверное, все согласятся, что одним из важнейших ресурсов человека на сегодняшний день является время. Его рациональная организация позволяет не только эффективно упорядочить работу, добиваясь высокой производительности труда здесь и сейчас, но также позволяет планировать и прогнозировать будущую систему целей и задач, которые определяют успешное развитие человека и его проектов. Средством достижения эффективного использования рабочего времени является тайм-менеджмент, с помощью которого можно научиться не просто делать больше за 8 часов, а делать лучше наиболее важные вещи.
Бытует мнение, что тайм-менеджмент не очень подходит для долгосрочного планирования, дескать его основная задача оптимизировать рабочий процесс в краткосрочной перспективе, т.е. тактику. На самом деле это не так, тайм-менеджмент учит быть собранным как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, при чем основной акцент как раз на стратегических целях, ведь если вы делаете нужные вещи вовремя, то у вас пропадает необходимость в срочных задачах вообще!
Данная статья это не пересказ тысяч подобных, основанных на одних и тех же книжках, как например книга Дэвида Аллена “Getting Things Done”. Моя задача сугубо конкретная и прикладная: рассказать на примере собственного опыта, как некоторые инструменты тайм-менеджмента (самые полезные с моей точки зрения) позволяют обеспечить функционирование тактической и стратегической сторон планирования и организации работы как своей, так и коллег (подчиненных).
Итак, поехали!
В начале своего повествования хотелось бы отметить, что лично я ни разу не встречал людей, которые пользуются всеми инструментами тайм-менеджмента "от и до..", даже Глеб Архангельский использует не все :). Но в целом это ведь и не требуется, никому же не приходит в голову приготовить все блюда из поваренной книги? Мы готовим только то, что подходит в данный момент и на что есть соответствущие продукты. Так и здесь: из всего многообразия рецептов необходимо выбрать подходящие вам по ситуации.
За основу своих любимых "блюд" тайм-менеджмента я взял матрицу Эйзенхауэра и на основе нее построил личную иерархию инструментов планирования и управления временем. Почему именно эта матрица? Дело в том, что она делит все рабочие и жизненные дела на срочные и важные, обеспечивая основу тайм-менеджмента путем приоритезации задач.
Как мы видим матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по горизонтали) и ось срочности (по вертикали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями, куда записываются все задачи и дела. Благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем не стоит заниматься совсем.
Давайте для начала разберемся с категориями срочности и важности. Так сказать, наведем дистинкции. Без них сложно правильно заполнять эту матрицу.
Как отличить важное от неважного? Как понять насколько одно дело важнее другого? Предлагается использовать такое разделение:
важное, это что могу делать только я;
не важное, соответственно, это то, что могу делать НЕ только я.
Теперь разберемся со срочностью. Как отличить срочное дело от не срочного? Логично, что нужно задать некое пороговое значение, превышение или не превышение которого разделит дела на срочные и нет.
Возьмем в качестве такого срока – 1 день. Многие привыкли планировать именно на 1 день, поэтому и берем его за основу. Итого, что мы имеем:
срочное дело - надо сделать сегодня;
не срочное - соответственно, не сегодня.
Рассмотрим каждый из квадрантов в отдельности. Начнем с того, что адресуем их, пусть это будут квадранты A, B, C, D.
Начнем с квадранта А. Это не срочные и неважные задачи. Другими словами их нужно делать не сегодня и вообще не мне. Здесь живут задачи, не приносящие совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не делать их вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются "пожирателями времени»". Сюда относится "сидение" в соц.сетях, просмотр ленты, пустые разговоры в мессенджерах, "очередные" кофе-паузы и т.д. и т.п.
Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для нас с вами. Эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну заниматься ими бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.
Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя иногда должен каждый человек, но для этого существуют более интересные и развивающие задачи. При чем желательно, чтобы они были из квадранта B, но об этом мы поговорим чуть позже.
В завершении рассказа про этот квадрант необходимо отметить, что тут живет список задач для прокрастинации. Если вы замечали за собой (а вы замечали :) ) то, возможно, перед тем, как приступить к выполнению большой и сложной задачи, у вас сразу появляется куча других "нужных" дел, занимаясь которыми вы откладываете начало основной работы на неопределенный срок ("ночь перед экзаменом"). Знайте, все эти "дела" из квадранта А.
Рассмотрим следующий квадрант B.
Этот квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся в нём являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека, если он, конечно, хочет развивать себя и/или своих подчиненных.
Какие задачи находятся здесь? Все важные и не срочные, т.е. все то, что делает человека успешным:
в жизни:
обучение,
здоровье,
занятие спортом,
саморазвитие,
отношения и т.д.;
в рабочем процессе:
основные проекты,
работа с персоналом и его развитие,
самообучение и т.д.
Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневная работа.
Нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант С, став более срочными и требующими скорейшего выполнения.
Вот здесь-то и начинается непосредственно тайм-менеджмент в его стратегическом проявлении. Чтобы в квадрант B попадали только правильные вещи, необходимо придерживаться следующих трех китов тайм-менеджмента:
Целеполагание – правильно ставьте цель, будь то цель жизни, годовая цель или цель рабочего проекта. Думаю, все знают про визуализацию цели, ее проверку на устойчивость (точно ли вы хотите розовый Майбах?) и ее конкретизацию по SMART? Если да, то этих инструментов вполне хватит, чтобы поставить реальную цель, а не мечтать о "небесных пирогах".
Планирование - определите, как вы будете достигать поставленных целей. К сожалению, у многих между первым и вторым пунктом непреодолимая пропасть: мы все чего-то хотим, но всегда сложно превратить желание в набор четких понятных шагов, ведущих к цели. Используйте планирование от обратного, если планировать "вперед" вам дается не легко.
Если мы знаем, что надо делать и как, остается заставить себя это сделать. Третий кит тайм-менеджмента – это мотивация. Но никакая мотивация и никакое планирование не поможет, если цель поставлена некорректно (см. пункт 1).
Итак, квадрант B является краеугольным камнем всей концепции тайм-менеджмента и рассматриваемой матрицы в частности. Научившись отделять важное и не срочное как в с своей деятельности, так и в работе ваших подчиненных, вы узнаете как работать без "пожаров" (тактика), при этом постоянно продвигаясь к вашим личным и групповым целям (стратегия).
Теперь давайте познакомимся поближе с квадрантом C. Здесь находятся важные и срочные дела, т.е. вся та работа, которой не должно быть, если вы правильно и вовремя делаете задачи из квадранта B. При грамотном планировании квадрант С должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.
Эта часть матрицы наполняется делами из-за простой лени или неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные задачи могут появляться у каждого, но если такое происходит постоянно, самое время обратить внимание на самодисциплину.
Итого, появления дел в квадранте С следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять задачи из остальных квадрантов.
Если в этот квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:
дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей;
дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей;
дела, которые имеют отношение к здоровью.
Наконец давайте перейдем к квадранту D. Какие задачи входят в него? Не важные, но срочные. Да, это тоже рутина, сродни квадранту С, но что отличает эти задачи? Они не важные, а это значит, что с ними можно сделать? Правильно - делегировать, ведь эти задачи сделать можете не только вы.
При этом следует трактовать понятие делегирования чуть шире, чем передача дел подчиненным. У вас может и не быть своей команды, а делегировать задачи все равно можно, более того, иногда нужно.
Например, отчитаться по вашей командировке перед бухгалтерией сможет ваш тревел-менеджер или офис-менеджер. Дайте-ка угадаю, вы не можете ставить задачи тревел- или офис-менеджеру? :) Не беда, тут выступают на первый план навыки переговоров и влияния на своих коллег, но об этом мы поговорим в одной из наших следующих статей.
Важно понять, что убрав задачи из этого квадранта, вы освободите время для более важных задач из квадрантов B и C - вот вам и весь секрет тайм-менеджмента.
Как вы понимаете поднятая в данной статье тема гораздо шире, и на каждую из озвученных концепций или инструментов можно написать отдельную статью. Главная идея, которую я хотел до вас донести, что имея определенный взгляд на эту науку, можно уложить тома книг на эту тему в одну маленькую и легко запоминаемую концепция, а именно – матрицу Эйзенхауэра.
Стоит вам начать жить в такой парадигме времени, вы увидите как время на текучку начнет сжиматься, а ваши личные проекты начнут двигать вперед, медленно но верно.
И еще, небольшое напоминание, рассматривайте тайм-менеджмент не как науку о том как успеть все, а как науку о том, как успеть главное.
Ну а подобрать правильные цели для квадранта B поможет встреча от ItBizRadio, которая пройдет уже сегодня по адресу г.Санкт-Петербург, ул. Большая Морская, д.19. Встречу проведет мой друг и коллега по шоу Анатолий Иванов. На этой встрече мы проведем предновогоднюю “уборку” в голове: выкинем ненужные навыки, инструменты и ограничения, расчистим место для нового и полезного!
Детали встречи и регистрация по ссылке:
https://itbizradio.timepad.ru/event/627819/ Будет вестись трансляция в одной из соц.сетей. Но лучше прийти лично, ибо Толина энергия особо остро чувствуется именно на близком расстоянии :)
Всех с наступающими праздниками и до скорой встречи в Новом 2018 году!
